5 regels van deskundige onderhandelaars

Vrijwel elke interactie die je met iemand hebt, is in zekere zin een onderhandeling. Sta er eens even bij stil en je zult beseffen dat het waar is: of het nu gaat om een date, het kopen van een tweedehandsauto, samenwerken aan een project of afspreken met vrienden voor een biertje; we gaan allemaal voortdurend van de ene onderhandeling naar de andere.

Het loont dus om een goede onderhandelaar te zijn, niet alleen om gunstige deals binnen te halen, maar ook om goede relaties te onderhouden.

Belangrijkste opmerkingen

• Voorbereiding is cruciaal: Inzicht in je doelstellingen, de belangen van de andere partij en een duidelijk plan vormen de basis voor succesvolle onderhandelingen.
• Vertrouwen en een goede band opbouwen: actief luisteren, openheid en respect zorgen voor een sfeer van samenwerking en leiden tot resultaten waar iedereen baat bij heeft.
• Gebruik strategische communicatie: Als je weet wanneer je moet spreken, wanneer je moet zwijgen en hoe je de andere partij moet aansporen, kun je een onderhandelingsvoordeel behalen.
• Focus op waarde boven de prijs: Overweeg wat echt belangrijk is voor alle partijen om creatieve oplossingen te vinden die aan ieders behoeften voldoen.
• Vermijd het nulsomdenken: Deals waarbij één partij verliest zijn vaak onhoudbaar; streef naar overeenkomsten waar alle betrokkenen voordeel bij hebben om de relatie in stand te houden.
• Wees flexibel en sta open voor meerdere routes: Het verkennen van verschillende opties en afwegingen kan leiden tot betere deals en sterkere partnerschappen.
• Erken het belang van concessies: Concessies doen en vragen op een doordachte manier helpt om de onderhandelingen vooruit te helpen en tegelijkertijd eerlijk te blijven.
• Zorg voor een gezonde scepsis: Voer due diligence uit om de positie van de andere partij te begrijpen en valkuilen te vermijden.
• Onthoud dat onderhandelen een proces is: Benader het als een probleemoplossend gesprek in plaats van een strijd en richt je op het opbouwen van waarde en relaties op de lange termijn.

Mythes over afdingen en de regels van onderhandelen

Het is argumentatief: Alleen als je het verkeerd aanpakt! Als je het goed aanpakt, is een onderhandeling een gesprek tussen twee of meer partijen dat tot doel heeft een win-winsituatie te creëren (hierover later meer). Als je ruzie maakt, loopt het niet goed af.

Het is voor arme mensen en vrekken: Politici en CEO’s doen bijna niets anders dan onderhandelen. Hoe ver denk je dat Richard Branson (of een andere bekende CEO) het zou hebben geschopt als hij elk aanbod had aangenomen zoals het hem werd voorgelegd?

Het is ongepast: Misschien komt het stereotype van gierigaards hier wel vandaan. Natuurlijk zijn er momenten en situaties waarin het gepast is; ga niet onderhandelen met de kassamedewerker bij Boots als je een veel te duur scheermesje koopt (sorry, ik kon het niet laten). Ze hebben er geen invloed op, en je houdt de rij op. Maar het is niet ongepast om je in te zetten voor iets dat belangrijk voor je is.

Vertrouwen en goede verstandhouding opbouwen

Vertrouwen en een goede verstandhouding kunnen een gespannen onderhandeling tot een succes maken.

De Programma voor onderhandelingstechnieken aan de Harvard Law School beschouwt het opbouwen van vertrouwen als een essentiële onderhandelingsvaardigheid, en het is gemakkelijk te begrijpen waarom. Vertrouwen vormt de basis van elke langdurige relatie, of je nu een zakelijke deal sluit of onderhandelt over een tweedehandsauto.

Een goede onderhandelaar weet dat je, voordat je tot een overeenkomst kunt komen, een omgeving moet creëren waarin beide partijen zich gerespecteerd, gehoord en gewaardeerd voelen.

Een van de meest effectieve strategieën om vertrouwen op te bouwen is actief luisteren. Goede onderhandelaars hebben veel aandacht voor de belangen, zorgen en doelstellingen van de andere partij.

Door echt te luisteren krijg je een duidelijk inzicht in het standpunt van de andere partij, wat je helpt een betere onderhandelingsstrategie te ontwikkelen en blijk geeft van respect en empathie. Deze aanpak legt de basis voor creatieve oplossingen die aan ieders behoeften tegemoetkomen.

Transparantie is een andere hoeksteen van vertrouwen aan de onderhandelingstafel. Door eerlijk te zijn over je eigen doelstellingen, beperkingen en bereidheid om redelijke concessies te doen, laat je de andere partij zien dat je te goeder trouw onderhandelt.

Als beide partijen eerlijk zijn, is het gemakkelijker om een positieve sfeer te behouden en het onderhandelingsproces in de richting van een win-win resultaat te laten gaan.

Samen brainstormen over creatieve oplossingen is ook een krachtige manier om een goede verstandhouding op te bouwen. In plaats van ruzie te maken over één enkel punt, kun je de andere partij uitnodigen om samen te zoeken naar opties die voor beide partijen voordelig zijn.

Dit vergroot je kansen op een betere deal en geeft beide partijen het gevoel dat ze mede verantwoordelijk zijn voor de uiteindelijke overeenkomst. Wanneer beide partijen ideeën aandragen, wordt de onderhandeling een teaminspanning in plaats van een strijd.

Ook cultureel en persoonlijk inzicht mogen niet over het hoofd worden gezien. Een goede onderhandelaar weet dat inzicht in de achtergrond van de andere partij kan helpen om misverstanden te voorkomen en een sterkere band op te bouwen.

Of het nu gaat om het aanpassen van je aanpak aan een meer formele bedrijfscontext of het nemen van de tijd om een persoonlijke band op te bouwen voordat je in cijfers duikt, gevoeligheid voor deze nuances kan het verschil maken.

De 5 regels voor een goede onderhandeling

1) Spreek nooit als eerste.

De eerste stap in elke onderhandeling is het begrijpen van de achtergrond en doelstellingen van de andere partij.

Dit is misschien wel de bekendste onderhandelingstactiek: laat de ander, als dat kan, het woord nemen. Zorg dat je goed voorbereid bent, zodat je verrassingen en tegenargumenten het hoofd kunt bieden.

Degenen die een agressievere en manipulatievere strategie zouden aanraden, zullen zeggen dat het een slimme machtszet is. De waarheid is echter wat alledaagser en voor de hand liggender: als de verkoper bereid is je dat ding voor 10 pond te verkopen, maar jij begint met een bod van 15 pond, dan schiet je jezelf in de voet. Doe van tevoren goed onderzoek, zodat je geen ondoordacht eerste bod doet.

Hoewel de regel eigenlijk zou moeten zijn “doe niet het eerste bod” in plaats van spreek niet als eerste; als eerste spreken is jouw kans om hen te vragen het eerste bod te doen (waardoor het heel moeilijk voor hen wordt om jou dat te laten doen).

Een simpel “Hoeveel wil je ervoor hebben?” of “Hoe laat dacht je?” doet wonderen. Dus spreek eerst, bied daarna.

”De regel zou eigenlijk moeten zijn ‘doe niet het eerste bod’ in plaats van “spreek niet als eerste'; als je als eerste spreekt, krijg je de kans om hen ertoe aan te zetten het eerste bod te doen.“

2) Weet wanneer je je mond moet houden.

Deze tactiek lijkt op de vorige en komt ook vaak voor. Als de verkoper een prijs noemt, reageer dan gewoon met een “hmmm” en zeg verder niets meer.

De stilte zal hen ongemakkelijk maken en mogelijk bang maken dat ze de deal aan het verliezen zijn, en ze zouden zomaar hun prijs kunnen laten zakken voordat je ooit een tegenbod hebt gedaan! Gefeliciteerd, je hebt net terrein gewonnen ten koste van een paar momenten stilte.

Mocht je hier zelf mee te maken krijgen, ga dan niet met jezelf in onderhandeling!

Bied niet steeds een betere prijs aan terwijl zij zitten af te wachten waar het woord valt. Herinner jezelf eraan dat de stilte voor hen waarschijnlijk net zo ongemakkelijk is als voor jou, dus houd je mond en wacht af.

Als het ondraaglijk wordt, herhaal dan hetzelfde aanbod door te vragen wat zij ervan vinden, of moedig hen aan om een tegenbod te doen. De bal ligt nu volledig bij hen.

3) Het gaat niet alleen om het geld.

Vergis je niet, geld is misschien wel de grootste motivator van mensen, maar er zijn nog verschillende andere dingen die we willen, zoals zekerheid en waardering.

Kijk eens naar wat elke partij naast geld belangrijk vindt, of dat nu erkenning, comfort of voordelen op de lange termijn is. Een van mijn vrienden heeft een relatie met een verpleegster, en zij staat er altijd op om uit eten te gaan. Uit eten gaan is leuk en zo, maar de rekeningen begonnen zich op te stapelen.

Toen mijn vriend haar ermee confronteerde, ontdekte hij dat ze eigenlijk wilde dat er voor haar werd gezorgd zoals ze de hele dag voor anderen had gezorgd; ze waardeerde de verwennerij echt. De oplossing was simpel: maak een paar keer per week een etentje; hij bespaart geld op zijn deel van de rekeningen en zij wordt verwend.

Bonus, hij krijgt ook extra krediet elke keer dat hij eten maakt! Als hij zich alleen op geld had gericht, had het gesprek snel lelijk kunnen worden.

Als we begrijpen wat elke partij belangrijk vindt, kan dat leiden tot creatieve oplossingen die aan ieders behoeften voldoen. Dit brengt ons bij het volgende punt: er is meer dan één weg naar succes.

Overeenkomsten waarbij de ene partij de andere ‘verslaat’ zijn over het algemeen niet duurzaam. Vermijd het nulsomdenken;

4) Er is meer dan één route naar een deal.

Als je een onderhandeling aangaat met slechts één mogelijk gunstig resultaat, beperk je daarmee je kansen op een deal. Er kan namelijk een andere uitkomst zijn die je nog aantrekkelijker vindt dan wat je in gedachten hebt. Houd bij het verkennen van verschillende opties altijd rekening met afwegingen, want iets opgeven kan leiden tot een betere overeenkomst voor beide partijen.

Stel dat je baas je naar een potentiële leverancier heeft gestuurd. Je wilt indruk maken, dus niets minder dan een 20% prijsverlaging is voldoende. Als je zo te werk gaat, krijg je het misschien voor elkaar, hoewel je leverancier niet blij zal zijn.

Als je dat doet, mis je misschien iets anders dat je baas echt had gewild: een zeer veilige toeleveringsketen. Stel je voor dat de leverancier je graag 15% had bespaard en je een leveringsgarantie van 2 jaar had gegeven.

Die garantie zou zelfs in hun voordeel kunnen hebben gewerkt als ze genoeg geld hadden verdiend (dan hoefden ze de verkoop niet te forceren). In plaats daarvan bezorgde je je baas een omzetdaling van 20% en een ontevreden leverancier.

Wees niet bang om creatief te zijn. Misschien kom je erachter dat iets wat de andere partij heel graag wil, iets is waar jij weinig om geeft, en dat je het graag zou afstaan. Zo kan een goede deal een geweldige deal worden.

5) Als iemand verliest, is het een slechte deal.

Dit zal voor velen klinken als wollige onzin, maar het is echt waar. Laten we het bovenstaande voorbeeld gebruiken: je hebt de leverancier in een hoek gedreven en je 20% prijsverlaging gekregen. Je voelt je triomfantelijk en gaat terug naar je baas, die in eerste instantie dolblij is. Maar de leverancier voelt zich bedrogen en gaat op zoek naar een vervanger. 6 maanden later vinden ze een koper die een beter bod doet. Je baas roept je naar zijn kantoor, zijn toeleveringsketen is een chaos en hij geeft jou de schuld.

De les is: afspraken waarbij de ene partij de andere ‘verslaat’, zijn over het algemeen niet duurzaam. Vermijd een zero-sum-mentaliteit; als je met iemand onderhandelt, heb je waarschijnlijk een of andere relatie met die persoon, en je wilt geen wrok kweken bij je vrienden of zakenpartners. Gebruik de punten 3 en 4 om een win-winsituatie te vinden; dat is in je eigen belang.

Ga de onderhandeling dus in met de intentie om samen met de andere partij een probleem op te lossen, zoek uit wat hen motiveert, wees creatief bij het bedenken van oplossingen en probeer jezelf onderweg niet in de voet te schieten!

Door tijdens onderhandelingen een gezonde dosis scepsis te behouden en grondig onderzoek te doen, kun je de werkelijke capaciteiten in kaart brengen en mogelijke risico’s vermijden. Wanneer een van de partijen een concessie doet, moet dit worden erkend en beantwoord.

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Wat zijn de basisregels van onderhandelen?

De basisregels van onderhandelen zijn onder andere een goede voorbereiding, begrip hebben voor de belangen van beide partijen, vertrouwen opbouwen, actief luisteren, strategische concessies doen en streven naar een win-win resultaat. Het is ook belangrijk om niet het eerste aanbod te doen tenzij je goed voorbereid bent en om effectief gebruik te maken van stilte tijdens discussies.

Hoe kan ik vertrouwen opbouwen tijdens een onderhandeling?

Vertrouwen opbouwen betekent transparant zijn over je doelstellingen en beperkingen, actief luisteren naar de zorgen van de andere partij, respect tonen en samenwerken om creatieve oplossingen te vinden waar beide partijen baat bij hebben. Consistentie en eerlijkheid tijdens het onderhandelingsproces helpen ook om vertrouwen op te bouwen.

Wat moet ik doen als de onderhandeling in een impasse raakt?

Als de onderhandelingen vastlopen, probeer dan de mensen van het probleem te scheiden en richt je op gedeelde belangen. Overweeg om te brainstormen over creatieve oplossingen of om alternatieve opties te onderzoeken. Geduld, doorzettingsvermogen en soms een pauze inlassen voordat je weer bij elkaar komt, kan helpen om impasses op te lossen.

Waarom is het belangrijk om niet het eerste bod te doen?

Het doen van het eerste bod kan een anker plaatsen dat je onderhandelingsbereik beperkt. Als je niet volledig voorbereid of geïnformeerd bent, kan het eerste bod nadelig zijn. De andere partij ertoe aanzetten om het eerste bod te doen, kan je een waardevol inzicht geven in hun positie en prioriteiten.

Hoe ga ik effectief om met concessies?

Doe concessies op een doordachte en strategische manier en zorg ervoor dat ze wederzijds zijn. Voorkom dat je al in een vroeg stadium belangrijke punten weggeeft en vraag er iets voor terug. Concessies helpen om de onderhandelingen vooruit te helpen, maar moeten evenwichtig zijn om eerlijk te blijven en waarde te behouden.

Kan onderhandelen ook buiten het bedrijfsleven worden toegepast?

Absoluut. Onderhandelingsvaardigheden komen in het dagelijks leven goed van pas, van het oplossen van conflicten met familie of vrienden tot het nemen van beslissingen in sociale situaties. Effectief onderhandelen draagt ertoe bij dat er in veel situaties voor beide partijen gunstige resultaten worden bereikt en dat gezonde relaties in stand blijven.

Wat is een win-win onderhandeling?

Een win-win onderhandeling is een onderhandeling waarbij alle partijen het gevoel hebben dat ze waarde hebben gewonnen en dat aan hun belangen is voldaan. Het richt zich op samenwerking en het creatief oplossen van problemen in plaats van concurrentie, wat leidt tot duurzame overeenkomsten en voortdurende positieve relaties.

Hoe kan ik me voorbereiden op een onderhandeling?

Voorbereiding houdt in dat je de achtergrond en doelstellingen van de andere partij moet onderzoeken, je duidelijke en realistische doelen moet definiëren, inzicht moet hebben in je eigen doelen en die van de andere partij. BATNA (Beste Alternatief voor een Onderhandelde Overeenkomst), en het plannen van je onderhandelingsstrategie, inclusief mogelijke concessies en compromissen.

Welke rol speelt actief luisteren bij onderhandelingen?

Door actief te luisteren krijg je inzicht in de werkelijke belangen en zorgen van de ander, wat essentieel is voor het bedenken van creatieve oplossingen en het opbouwen van vertrouwen. Het voorkomt bovendien misverstanden en getuigt van respect.

Hoe vermijd ik harde onderhandelingstactieken?

Kies zelf voor ethische onderhandelingspraktijken en wees bereid om harde onderhandelingstactieken van anderen te herkennen. Gebruik vragen en bouw vertrouwen op om agressief gedrag te ontkrachten en richt je op het gezamenlijk oplossen van problemen in plaats van op confronterende tactieken.