5 regole dei negoziatori esperti

Ecco una verità potenzialmente scomoda: quasi ogni interazione con qualcuno è una trattativa di qualche tipo. Fermatevi un attimo a pensarci e vi renderete conto che è vero: che si tratti di un appuntamento, dell'acquisto di un'auto usata, della collaborazione a un progetto o della scelta di quando incontrarsi per una birra con gli amici, tutti noi passiamo costantemente da una negoziazione all'altra.

Con queste premesse, è chiaro che è importante essere un buon negoziatore, non solo per accumulare buoni affari, ma anche per mantenere relazioni sane.

Punti di forza

• La preparazione è fondamentale: Comprendere i propri obiettivi, gli interessi della controparte e avere un piano chiaro è la base per una negoziazione di successo.
• Costruire fiducia e relazione: L'ascolto attivo, la trasparenza e il rispetto creano un'atmosfera di collaborazione che favorisce risultati vantaggiosi per tutti.
• Usare una comunicazione strategica: Sapere quando parlare, quando tacere e come sollecitare la controparte può darvi un vantaggio nella negoziazione.
• Concentratevi sul valore al di là del prezzo: Considerare ciò che è veramente importante per tutte le parti per trovare soluzioni creative che soddisfino le esigenze di tutti.
• Evitare il pensiero a somma zero: Gli accordi in cui una delle parti perde sono spesso insostenibili; puntate su accordi che vadano a beneficio di tutte le parti coinvolte per mantenere rapporti continuativi.
• Siate adattabili e aperti a più strade: L'esplorazione di diverse opzioni e compromessi può portare ad accordi migliori e a partnership più forti.
• Riconoscere l'importanza delle concessioni: Fare e chiedere concessioni in modo ponderato aiuta a far progredire le trattative mantenendo l'equità.
• Mantenere un sano scetticismo: Eseguire una due diligence per comprendere la posizione della controparte ed evitare le insidie.
• Ricordate che la negoziazione è un processo: Affrontatela come una conversazione per la risoluzione dei problemi piuttosto che come una battaglia, e concentratevi sulla creazione di valore e relazioni a lungo termine.

Miti della contrattazione e regole della negoziazione

È polemico: Solo se lo state facendo in modo sbagliato! Se fatta correttamente, una negoziazione è una conversazione tra due o più parti che mira a creare un vantaggio per tutti (per saperne di più, più avanti). Per una negoziazione costruttiva è essenziale che si tenga conto degli obiettivi e degli interessi di tutte le parti. Se si litiga, la trattativa non finirà bene.

È per i poveri e i taccagni: I politici e gli amministratori delegati non fanno quasi nulla, se non negoziare. Quanto pensate che Richard Branson (o qualsiasi altro famoso CEO) sarebbe arrivato lontano se avesse accettato ogni offerta che gli veniva presentata? Una delle sfide della negoziazione è superare gli stereotipi e le idee sbagliate.

È inappropriato: Forse è da qui che nasce lo stereotipo dei taccagni. Certo, c'è un tempo e un luogo; non cercate di barattare con la cassiera di Boots quando comprate un rasoio troppo caro (scusate, non sono riuscito a trattenermi). È fuori dal loro controllo, e voi rischiate di bloccare la fila. Ma non è inappropriato lavorare per qualcosa che è importante per voi. Comprendere i principi fondamentali della negoziazione aiuta a garantire risultati positivi e a evitare situazioni inappropriate.

Costruire fiducia e relazione

Quando si parla di capacità di negoziazione, la costruzione di un rapporto di fiducia non è solo un aspetto piacevole, ma è la salsa segreta che può trasformare un processo di negoziazione teso in una trattativa di successo.

Come sottolinea la Harvard Business School, la fiducia è il fondamento di qualsiasi relazione in corso, sia che si tratti di concludere un accordo commerciale o di affrontare i colpi di scena di un tavolo di negoziazione ad alta tensione.

Un buon negoziatore sa che prima di raggiungere un accordo è necessario creare un ambiente in cui entrambe le parti si sentano rispettate, ascoltate e valorizzate.

Una delle strategie più efficaci per costruire la fiducia è l'ascolto attivo. Negoziatori leggendari come Lee Je-hoon (sì, quello della vostra serie drammatica preferita) non si limitano ad aspettare il proprio turno per parlare, ma prestano molta attenzione agli interessi, alle preoccupazioni e agli obiettivi della controparte.

Ascoltando veramente, si ottiene una chiara comprensione della posizione dell'altra parte, che non solo aiuta a sviluppare una migliore strategia di negoziazione, ma segnala anche rispetto ed empatia. Questo approccio getta le basi per soluzioni creative che rispondano alle esigenze di tutti.

La trasparenza è un'altra pietra miliare della fiducia al tavolo delle trattative. Essere sinceri sui propri obiettivi, sui propri limiti e sulla disponibilità a fare concessioni ragionevoli dimostra alla controparte che si sta negoziando in buona fede.

Quando entrambe le parti sono oneste, è più facile mantenere un'atmosfera positiva e far sì che il processo di negoziazione si muova verso un risultato vantaggioso per tutti.

Anche il brainstorming di soluzioni creative insieme è un modo efficace per costruire un rapporto. Prendete spunto dal manuale di Yoon Joo-no: invece di scontrarvi su un singolo problema, invitate la controparte a collaborare per trovare opzioni che vadano a vantaggio di entrambe le parti.

Questo non solo aumenta le possibilità di raggiungere un accordo migliore, ma crea anche un senso di condivisione dell'accordo finale. Quando entrambe le parti contribuiscono con le loro idee, la negoziazione diventa un lavoro di squadra piuttosto che una battaglia.

Anche la consapevolezza culturale e personale non può essere trascurata. Un buon negoziatore, come Soon Young del film drammatico, sa che la comprensione del background dell'altra parte può aiutare a evitare malintesi e a costruire un legame più forte.

Che si tratti di adattare il proprio approccio a un contesto aziendale più formale o di dedicare del tempo a stabilire un rapporto personale prima di immergersi nei numeri, essere sensibili a queste sfumature può fare la differenza.

Le 5 regole per una buona negoziazione

1) Non parlare mai per primo.

Il primo passo di ogni negoziazione è comprendere il background e gli obiettivi della controparte.

Questa è forse la più nota delle tattiche di negoziazione: se potete, fate in modo che sia l'altro ad andare per primo. Prima di sedersi al tavolo delle trattative, è fondamentale essere preparati, poiché la prontezza consente di gestire efficacemente situazioni impreviste e controargomentazioni.

Chi consiglia una strategia più aggressiva e manipolativa dirà che si tratta di un buon gioco di potere. La verità è un po' più banale e ovvia: se il tizio è disposto a vendervi l'oggetto per 10 sterline ma voi aprite offrendo 15 sterline, vi siete appena dati la zappa sui piedi. Fare una ricerca in anticipo per raccogliere informazioni e approfondimenti vi aiuterà a informare la vostra strategia di negoziazione e a evitare di fare una prima offerta non informata.

Anche se la regola dovrebbe essere “non fare la prima offerta” piuttosto che non parlare per primi; parlare per primi è la vostra opportunità di spingerli a fare la prima offerta (rendendo molto difficile per loro convincervi a farlo).

Un semplice “Quanto vuoi?” o “A che ora stavi pensando?” farà miracoli. Quindi prima parlate, poi offrite.

”La regola dovrebbe essere ‘non fare la prima offerta’ piuttosto che non parlare per primi; parlare per primi è la vostra opportunità di spingerli a fare la prima offerta“.“

2) Sapere quando tacere.

Questa è simile alla precedente ed è un'altra tattica comune. Se il venditore propone un prezzo, rispondete con un “hmmm” e non dite altro. Dopo una discussione impegnativa, il silenzio può essere una tattica potente.

Il silenzio li metterà a disagio e potenzialmente temeranno di perdere l'affare, e potrebbero abbassare il prezzo prima che voi abbiate fatto una controfferta! Congratulazioni, avete appena guadagnato terreno al costo di un paio di momenti di silenzio.

Se vi trovate dalla parte del destinatario, non iniziate a contrattare contro voi stessi! In questi momenti è importante ascoltare attentamente la controparte, perché un ascolto attivo può aiutarvi a capire i suoi interessi e le sue intenzioni.

Non continuate a offrire un prezzo sempre migliore mentre loro si siedono e aspettano di vedere dove si trova il piano. Ricordate a voi stessi che il silenzio è probabilmente altrettanto scomodo per loro quanto per voi, quindi tenete la bocca chiusa e sedetevi.

Il momento e l'ambiente in cui si usa il silenzio possono influenzare l'esito della trattativa creando un vantaggio psicologico. Se la situazione diventa insopportabile, ripetete la stessa offerta chiedendo cosa ne pensano o spingeteli a fare una controfferta. La palla è ora saldamente nel loro campo.

3) Non è tutta una questione di soldi.

Non fraintendetemi, il denaro potrebbe essere la principale motivazione delle persone, ma ci sono molte altre cose che vogliamo, come la sicurezza e l'apprezzamento.

Nella negoziazione, è importante concentrarsi sul valore al di là dei termini monetari: considerate ciò che ciascuna parte apprezza veramente, che si tratti di riconoscimento, comodità o benefici a lungo termine. Una mia amica esce con un'infermiera e insiste sempre per mangiare fuori. Mangiare fuori è divertente e tutto il resto, ma i conti cominciavano a lievitare.

Quando il mio amico l'ha affrontata, ha scoperto che ciò che lei voleva davvero era essere accudita nello stesso modo in cui passava tutto il giorno a prendersi cura degli altri; apprezzava davvero le coccole. La soluzione era semplice: preparare la cena un paio di volte alla settimana; lui risparmiava sulla sua parte di bollette e lei veniva coccolata.

Inoltre, riceve crediti extra ogni volta che prepara la cena! Se si fosse concentrato solo sui soldi, la conversazione avrebbe potuto diventare rapidamente spiacevole.

La comprensione dei valori di ciascuna parte può portare a soluzioni creative che soddisfino le esigenze di tutti. Il compromesso gioca un ruolo fondamentale nel raggiungimento di risultati reciprocamente vantaggiosi, poiché entrambe le parti potrebbero dover fare delle concessioni per massimizzare il valore complessivo e mantenere una relazione positiva. Questo ci porta al punto successivo: c'è più di una strada per il successo.

Gli accordi in cui una parte ‘batte’ l'altra non sono generalmente sostenibili. Evitare il pensiero a somma zero;

4) C'è più di un percorso per arrivare a un accordo.

Se affrontate una trattativa con un solo possibile risultato positivo, state limitando i vostri potenziali accordi. Potrebbe esserci un altro risultato che vi piacerebbe di più di quello che avete in mente. Quando esplorate diverse opzioni di accordo, considerate sempre i potenziali compromessi: a volte uno scambio può portare a un accordo più vantaggioso per entrambe le parti.

Supponiamo che il vostro capo vi abbia mandato a incontrare un potenziale fornitore: volete fare colpo, quindi non vi basterà una riduzione di prezzo di 20%. Se vi presentate in questo modo, potreste ottenerlo, anche se il vostro fornitore non sarà contento.

Così facendo, potrebbe sfuggirvi un'altra cosa che il vostro capo avrebbe voluto davvero: una catena di fornitura molto sicura. Immaginate che il fornitore sarebbe stato felice di farvi risparmiare 15% e di darvi una garanzia di fornitura di 2 anni.

La garanzia avrebbe potuto persino essere vantaggiosa per loro se avessero fatto abbastanza soldi (non c'era bisogno di spingere le vendite). Invece, avete portato al vostro capo una riduzione di 20% e un fornitore insoddisfatto. Esplorare più opzioni in questo modo può aiutarvi a ottenere il miglior risultato possibile.

Non abbiate paura di essere creativi. Potreste scoprire che qualcosa che l'altra parte desidera davvero è qualcosa a cui tenete poco e che sareste felici di dare. È così che un buon accordo può diventare un ottimo accordo. Le soluzioni creative possono anche darvi un vantaggio strategico nelle trattative, aiutandovi a ottenere accordi migliori.

5) Se qualcuno perde, è un cattivo affare.

A molti sembrerà una sciocchezza, ma è molto vero. Utilizziamo l'esempio precedente: avete messo alle strette il fornitore e avete ottenuto la riduzione del prezzo del vostro 20%. Vi sentite trionfanti e tornate dal vostro capo, che all'inizio è felicissimo. Ma il fornitore si sente imbrogliato e inizia a cercare di sostituirvi. 6 mesi dopo, trovano un acquirente che fa un'offerta migliore. Il vostro capo vi chiama nel suo ufficio, la sua catena di approvvigionamento è nel caos e vi incolpa.

La lezione è che gli accordi in cui una parte ‘batte’ l'altra non sono generalmente sostenibili. Evitate di pensare a somma zero; se state negoziando con qualcuno, è probabile che abbiate un qualche tipo di rapporto con lui e non volete creare cattivo sangue con i vostri amici o soci d'affari. Le tattiche di contrattazione dura spesso conducono a risultati che portano alla sconfitta, mentre le strategie di negoziazione efficaci si concentrano sul raggiungimento di risultati vantaggiosi per entrambe le parti. Utilizzate i punti 3 e 4 per trovare una situazione vantaggiosa per tutti; è nel vostro interesse.

Quindi, affrontate la trattativa con l'intento di risolvere un problema insieme alla controparte, cercate di capire quali sono gli elementi che la motivano, siate creativi nel trovare soluzioni e cercate di non darvi la zappa sui piedi lungo il percorso! Assicurare il giusto prezzo è fondamentale, in quanto garantisce un equilibrio ottimale tra costi e qualità per entrambe le parti.

Mantenere un sano livello di scetticismo e condurre una due diligence durante le trattative aiuta a scoprire le reali capacità e a evitare potenziali rischi. Quando una parte fa una concessione, questa deve essere riconosciuta e ricambiata per facilitare l'accordo reciproco.

Inoltre, la comprensione della posizione, delle credenziali e dell'esperienza della controparte è fondamentale per favorire un ambiente di negoziazione positivo e produttivo.

Domande frequenti (FAQ)

Quali sono le regole di base della negoziazione?

Le regole di base della negoziazione comprendono una preparazione accurata, la comprensione degli interessi di entrambe le parti, la costruzione della fiducia, l'ascolto attivo, le concessioni strategiche e l'obiettivo di ottenere risultati vantaggiosi per tutti. È inoltre importante evitare di fare la prima offerta se non si è ben preparati e usare il silenzio in modo efficace durante le discussioni.

Come posso creare fiducia durante una negoziazione?

Per costruire la fiducia occorre essere trasparenti riguardo ai propri obiettivi e limiti, ascoltare attivamente le preoccupazioni della controparte, mostrare rispetto e collaborare per trovare soluzioni creative che vadano a vantaggio di entrambe le parti. Anche la coerenza e l'onestà durante il processo di negoziazione contribuiscono a creare fiducia.

Cosa devo fare se la negoziazione raggiunge un'impasse?

Se le trattative si arenano, cercate di separare le persone dal problema e di concentrarvi sugli interessi comuni. Considerate la possibilità di fare un brainstorming di soluzioni creative o di esplorare opzioni alternative. Pazienza, perseveranza e, a volte, una pausa prima di riunirsi di nuovo possono aiutare a risolvere le situazioni di stallo.

Perché è importante non fare la prima offerta?

Fare la prima offerta può fissare un'ancora che limita il vostro raggio di negoziazione. Se non siete completamente preparati o informati, la prima offerta potrebbe essere svantaggiosa. Spingere la controparte a fare la prima offerta può darvi indicazioni preziose sulla sua posizione e sulle sue priorità.

Come posso gestire le concessioni in modo efficace?

Fate concessioni in modo ponderato e strategico, assicurandovi che siano reciproche. Evitate di cedere in anticipo punti importanti e chiedete qualcosa in cambio. Le concessioni aiutano a far avanzare le trattative, ma devono essere equilibrate per mantenere l'equità e preservare il valore.

La negoziazione può essere applicata al di fuori del mondo degli affari?

Assolutamente sì. Le abilità di negoziazione sono utili nella vita di tutti i giorni, dalla risoluzione dei conflitti in famiglia o con gli amici alle decisioni in ambito sociale. Una negoziazione efficace aiuta a raggiungere risultati reciprocamente vantaggiosi e a mantenere relazioni sane in molti contesti.

Che cos'è una negoziazione win-win?

Una negoziazione win-win è una negoziazione in cui tutte le parti sentono di aver guadagnato valore e i loro interessi sono soddisfatti. Si concentra sulla collaborazione e sulla risoluzione creativa dei problemi piuttosto che sulla competizione, portando ad accordi sostenibili e a relazioni positive continue.

Come posso prepararmi a una negoziazione?

La preparazione implica la ricerca del background e degli obiettivi della controparte, la definizione di obiettivi chiari e realistici, la comprensione del vostro BATNA (migliore alternativa a un accordo negoziato), e pianificare la strategia di negoziazione, comprese le potenziali concessioni e compromessi.

Che ruolo ha l'ascolto attivo nella negoziazione?

L'ascolto attivo aiuta a comprendere i veri interessi e le preoccupazioni dell'altra parte, il che è essenziale per elaborare soluzioni creative e costruire la fiducia. Inoltre, previene i malintesi e dimostra rispetto, favorendo un ambiente di negoziazione più produttivo.

Come posso evitare le tattiche di contrattazione dura?

Impegnatevi a seguire pratiche di negoziazione etiche e siate pronti a riconoscere le tattiche di contrattazione dura degli altri. Usate le domande e costruite la fiducia per disinnescare il comportamento aggressivo e concentratevi sulla risoluzione collaborativa dei problemi piuttosto che sulle tattiche di confronto.